공동주택관리와 관련된 문서의 작성, 보관문서 & 문서의 보존기간, 문서분류의 원칙

'공동주택의 문서관리' : 공동주택의 관리기구 및 대표회의에서 내부 및 외부적으로 접수ㆍ발행하는 업무상 문서, 시행문서, 도면 등의 다양한 문서와 관련하여 작성, 접수하고 일정한 원칙에 따라 분류ㆍ보존하는 행위이다. 

 

문서관리는 회계ㆍ감사 및 감독업무의 근거자료를 제공, 관리와 관련된 업무의 일관성ㆍ지속성ㆍ개선가능성 보장 등 관리업무의 전문성과 효율성을 보장한다. 공동주택에서 작성ㆍ보관 문서와 각 문서의 보존기간에 대하여 살펴보고자한다.




1. 공동주택관리법령상 작성ㆍ보관하여야 하는 문서
① 공동주택관리규약 : 공동주택의 관리주체는 관리규약을 보관, 구성원 등 열람을 청구ㆍ자기의 비용으로 복사를 요구하는 때, 응하여야한다.

② 대표회의 회의록 : 회의를 개최한 때, 회의록을 작성하여 관리주체에게 보관, 공동주택의 구성원 등 이의 열람을 청구ㆍ자기의 비용으로 복사를 요구하는 때 관리규약이 정하는 바에 따라 응하여야한다.
 
③ 관리비 등과 잡수입의 징수ㆍ사용ㆍ보관 및 예치 등에 관한 장부와 증빙서류 : 관리주체는 월별 관리비 등과 잡수입(금융기관의 예금이자, 연체료, 부대시설ㆍ복리시설의 사용료 등 공동주택의 관리 등으로 인하여 발생하는 것)의 징수ㆍ사용ㆍ보관 및 예치 등에 관한 장부를 작성하여 증빙자료와 함께 회계연도 종료 5년간 보관하여야한다.

④ 관리업무 인수ㆍ인계서 및 첨부서류 : 설계도서, 장비내역, 장기수선계획, 안전관리계획, 관리비ㆍ사용료의 부과ㆍ징수현황 및 이에 관한 회계서류, 장기수선충당금의 적립현황, 관리비예치금의 내역, 관리규약 등 
 

2. 공동주택과 관련된 문서의 보존기간
① 5년 보존문서
ㄱ. 「공동주택관리법」에 의한 관리비 등과 잡수입의 징수ㆍ사용ㆍ보관 및 예치 등에 관한 장부와 증빙서류

ㄴ. 「근로자퇴직급여보장법」에 의한 퇴직금 중간정산 서류

② 3년 보존문서
ㄱ. 「하수도법」에 의한 개인하수처리시설의 방류수 수질측정

ㄴ. 「근로기준법」에 의한 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류

ㄷ. 「어린이 놀이시설 안전관리법」에 의한 어린이 놀이시설의 안전점검 실시대장 및 안전진단 실시대장

ㄹ. 「남녀고용평등 및 일ㆍ가정 양립 지원에 관한 법률」에 의한 성희롱 예방교육, 육아휴직 관련서류

③ 2년 보존문서
ㄱ. 「수도법 시행규칙」에 의한 저수조의 청소, 위생점검, 수질검사, 수질기준 위반에 따른 조치결과

ㄴ. 「승강기 시설 안전관리법」에 의한 승강기의 자체점검

ㄷ. 「소방시설 설치ㆍ유지 및 안전관리에 관한 법률」에 의한 소방시설 등 작동기능점검 결과, 소방훈련ㆍ교육실시

④ 단, 「근로기준법」에 의한 재해보상에 관한 중요서류 : 재해보상이 끝나지 않고 재해보상 청구권이 시효로 소멸되기 전에 폐기하여서는 아니된다.
  



3. 문서분류의 원칙
① 종합의 원칙 : 문서를 세분하지 않고 내용적ㆍ기능적으로 유사한 성질을 가진 문서들을 묶어서 부문별로 분류ㆍ편철해야한다.

② 일관성의 원칙 : 문서분류의 기준에 따라 새로 발행하는 문서를 일관성 있게 분류ㆍ보존해야한다.

③ 점진의 원칙 : 문서를 분류·정리할 때에는 간단한 내용의 문서부터 시작하여 복작함 내용의 문서의 순으로 분리ㆍ편철해야한다.
 
④ 상호배제의 원칙 : 문서를 분류ㆍ편철할 때 애매하게 내용이 상호 중복 않도록 하여야 한다.

⑤ 병치의 원칙 : 모든 단위별로 병행하여 대등하게 분류ㆍ편철하여야한다.